Les projets BTP (Bâtiment travaux publics) nécessitent du temps et l’échange d’un grand nombre de documents et donnée. La plupart du temps, ces échanges se font grâce à des documents papier. Mais le domaine du BTP étant en perpétuelle évolution, des entreprises collaborent à distance pour réaliser des projets. Il leur faudra échanger différentes informations de plus rapide et sécurisée possible. Les logiciels de GED sont également nés et permettent de faire une Gestion électronique des Documents. Comment les GED s’adaptent-elles aux BTP ? La réponse est à vous un peu plus bas.

Les GED en clair

La gestion à distance d’un projet, dans quelque domaine que ce soit nécessite le partage d’un grand nombre d’informations. La Gestion électronique de Documents est donc un concept visant à faciliter l’échange desdites données sans se déplacer. Ainsi, plusieurs collaborateurs d’un même projet s’échangent des informations sur le projet en cours. Il s’agit souvent des experts de chaque secteur qu’implique ledit projet. Il est donc parfait pour faire collaborer deux experts uniques, en leur genre qui sont indispensables, mais distants et très occupés. Ainsi, à l’aide du système de la GED, ils pourront stocker, modifier et partager des documents et autres mêmes données. Il s’agit d’un concept de gestion collaborative de données qui permet à toute personne autorisée, de lire, d’amender et d’envoyer des données. Plusieurs logiciels de GED sont disponibles actuellement et les acteurs de plusieurs domaines s’en procurent. Que donne alors l’utilisation des GED dans le domaine des BTP ?

Les BTP et les logiciels GED

La gestion électronique de documents GED se passe en plusieurs étapes. Voici l’application de chacune de ces étapes dans le domaine des BTP.

  • L’acquisition des documents : Quand un document accède au système de GED, il doit passer par une chaîne de validation. Le suivi de travail lié à cette validation peut être modifié pour s’appliquer aux particularités de vos projets en BTP. Ce workflow prend ainsi en considération, les profils et les droits d’accès de chaque utilisateur du système. Ainsi, chaque utilisateur en construction concerné aurait déjà fait enregistrer ses données personnelles et aurait reçu un droit d’accès en son nom propre.
  • Le traitement : le document est ici catégorisé de sorte à le rendre plus facile d’accès par tous les utilisateurs. Il s’agira de déterminer si le document de construction concerne le volet financier ou s’il relève du domaine technique.
  • Le stockage des documents : C’est ici que l’organisation des documents de construction que reçoit le système est réalisée. Chaque document des BTP sera ainsi classé et stocké selon sa provenance et le type de contenu. Il s’agit donc d’une étape incontournable, puisqu’elle fait gagner une bonne marge de temps.
  • La diffusion : la diffusion des informations concernant la construction des bâtiments en projet peut se faire de deux manières. Les documents de la GED peuvent passer par le canal d’internet pour aller d’un utilisateur du système à un autre. Ils peuvent aussi prendre le canal de l’intranet pour profiter d’un réseau carrément privé.